All försäljning som ni har i ert företag ska hanteras på korrekt sätt, från utställande av faktura, kvitto och betalning till bokföring och rapportering till Skatteverket.

Det finns många olika faktorer som påverkar er försäljning, som exempelvis:

• Vilken land er kund kommer från (Sverige, inom EU eller utanför EU)
• Om ni säljer varor eller tjänster
• Om kunderna är privatpersoner eller företag
• Vilken moms som ska tillämpas
• Hur betalning sker
• Hur försäljning sker (distansförsäljning, butik/kassasystem, etc)

Underlag

Varje gång ni säljer något till en kund måste det finnas ett underlag (dokument) som styrker försäljningen. Underlaget ska innehålla all viktig information som krävs. Det är exempelvis information om köparen och säljaren, vad som sålts, belopp och moms. Det vanligaste är att detta underlag är en faktura eller ett kvitto. 

Era underlag är det som kommer att ligga till grund för din bokföring, dessutom kan Skatteverket begära ut dessa underlag om de beslutar sig för att granska ditt företag.

Är ni osäkra bör ni läsa på vad som gäller för just er. Skatteverket har mycket information och kan även svara på frågor. Läs mer om faktureringsskyldighet hos Skatteverket.

Moms

Det mesta som ni säljer kommer att ha någon form av moms där vi i Sverige har ett antal olika momssatser som används för olika typer av varor och tjänster. Det finns även andra faktorer som påverkar hur beskattningsunderlaget avgörs, alltså momsen.

Undersök vad som gäller för de varor eller tjänster som just du säljer. Om du även säljer till privatpersoner eller företag utomlands måste du undersöka vad som gäller för dessa.

Under Skatteverkets avdelning för Sälja varor och tjänster kan du läsa mer om olika momssatser, vad som gäller om du säljer till privatpersoner eller företag samt vad som gäller om du säljer utomlands.

Betalning

För att vi ska kunna hantera din bokföring måste vi ha insyn i alla betalningar som kommer från era kunder. I vissa fall betyder det att vi måste få in rapporter som visar alla betalningar.

• Mot bankkonton - Om betalning sker direkt mot era bankkonton så kommer Voitto ha full insyn i detta förutsatt att kontona är korrekt uppsatta. Exempel på betalningsätt är överföringar mellan konton, bank-/plusgiro och Swish.
• Kontanter - Betalning via kontanter kan enbart hanteras om ni har ett certifierat kassasystem som då hanterar detta.
• Paypal - Hanteras som ett bankkonto, Voitto kommer dock att behöva en rapport varje månad som visar de avgifter Paypal tar ut.
• Presentkort - Voitto måste få information om att ni använder detta samt hur ni använder dem. Ni måste journalföra alla utställda presentkort och när de används eller går ut.
• Övriga betalsätt - För betalningslösningar för kort, Klarna och liknande måste vi få del av rapporter över betalningar som skett från kunder samt utbetalningar som skett till ert bankkonto.

Hur Voitto får del av er försäljning?

Voitto måste inte alltid få alla era underlag som ni skapar, i vissa fall räcker det med att vi får rapporter som sammanfattar er försäljning för en viss period. Med försäljning menas all information som krävs för att boka att något har sålts vilket exempelvis inkluderar moms, om det är en vara eller en tjänst samt försäljningsland, men det kan även vara ytterligare information som är nödvändig beroende på typen av försäljning.

Möjliga sätt att skicka försäljning till Voitto

Det finns ett antal olika för hur Voitto kan ta del av ert bolags försäljning. Ni kan skicka in er försäljning till Voitto på sätten som listas nedan. Hur och vad som krävs går vi igenom när vi sätter upp ert företag.

Ibland kan det vara så att man måste använda kombinationer av dessa sätt eftersom all information som krävs för bokföringen annars inte går att få fram. 

Dooer fakturering

Om ni använder Dooer fakturering för att fakturera era kunder får vi direkt allt material som behövs för bokföringen utan att ni behöver göra något.

Uppladdning av enskilda fakturor

Använder ni något externt system för att skapa fakturor eller att ni får självfakturor så kan ni ladda upp varje faktura separat för bokföring. Detta är smidigt så länge ni inte har allt för stora volymer av fakturor.

Integrationer

Om ni använder något system som vi har en integration med kan ni enkelt koppla systemet till oss och på så sätt hämtas data hem automatiskt för bokföringen. Dock fungerar olika integrationer på olika sätt och informationen vi kan få är olika beroende på vad det är för system samt hur det används. 

Här måste man skilja på om systemet hanterar försäljning, betalningar eller både och.

• Försäljning — Innebär att systemet skapar ett underlag för varje affärshändelse där alla delar framgår för att kunna avgöra hur det ska bokföras, som exempelvis köparland, moms, om det är en vara eller tjänst samt om det är ett företag eller privatperson.
• Betalning — Innebär att systemet hanterar betalningar. Ofta görs detta detta genom att systemet hanterar dina kunders betalningar som sedan betalas ut till dig som en utbetalning för en viss period.

Rapporter

Om ni exempelvis har ett kassasystem, e-handel eller betalningssystem med utbetalningar måste ni ladda upp rapporter för dessa, normalt sätt per månad.

Precis som för integrationer måste man särskilja om rapporterna gäller försäljning, betalningar eller både och.

• Försäljning — Innebär att en rapport skapas som sammanfattar alla försäljningsunderlag som finns. Det ska framgå allt som är viktigt för att kunna avgöra hur det ska bokföras, som exempelvis köparland, moms, om det är en vara eller tjänst samt om det är ett företag eller privatperson.
• Betalning — Innebär att systemet hanterar betalningar. Ofta görs detta detta genom att systemet hanterar era kunders betalningar som sedan betalas ut till er som en utbetalning för en viss period.

Förutom rapporter kring försäljning och betalningar kan det även vara aktuellt med rapporter för avgifter samt kundreskontra (vilka fakturor som är obetalda).

Rapportering av försäljning

Med rapportering av försäljning menas att försäljning även ska redovisas periodiskt till Skatteverket eller någon annan myndighet. De vanligaste typerna av rapportering är:

• Momsdeklaration — Ska periodvis skickas till Skatteverket där en del gäller vad ni har sålt.
• Periodisk sammanställning — Gäller enbart om ni har sålt varor eller tjänster till företag inom EU.
• Unionsordningen (OSS) — Gäller enbart om ni har sålt varor eller tjänster till privatpersoner inom EU för mer än $10 000/år.