Många olika faktorer spelar in gällande inköp och hur de ska hanteras, bland annat vad det är som köpts in och vad syftet med inköpet är.

Varor

När du köper fysiska varor hanteras de på olika sätt beroende på syftet med inköpet samt kostnaden.

Förbrukningsmaterial

Som förbrukningsmaterial räknas saker som har en kort livslängd (mindre än ett år) samt att de är av obetydligt värde. Typiska exempel är batterier, toalettpapper och glödlampor. Det kan även vara material som används i tillverkning så länge som det inte är en del av varan som tillverkas.

Förbrukningsmaterial kostnadsförs direkt i resultaträkningen.

Förbrukningsinventarier

Förbrukningsinventarier är inventarier som räknas ha en livslängd på under tre år. De får dessutom inte kosta mer än ½ prisbasbelopp (för 2021 motsvarar ett halvt prisbasbelopp 23 800 kr). Typiska exempel på förbrukningsinventarier är en dator, mobiltelefon eller dammsugare.

Förbrukningsinventarier är inventarier men som kostnadsförs direkt i resultaträkningen på grund av kortare livslängd eller ett lägre inköpspris.

Inventarier

Inventarier är saker som har en längre ekonomisk livslängd och som måste tas upp i balansräkningen. De har en livslängd över ett år och kostar normalt mer än ½ prisbasbelopp (för 2021 motsvarar ett halvt prisbasbelopp 23 800 kr). 

För att hålla reda på sina inventarier använder man ett anläggningsregister. Förutom att hålla reda på vilka inventarier du har i företaget används anläggningsregistret för att hålla koll på värdet på inventarierna. Detta eftersom att inventarier skrivs av över sin livslängd och värdet förändras. Om man exempelvis köper en bil och bedömer den ekonomiska livslängden till fem år så kommer man att skriva av värdet med 20% per år.

Inventarier kallas också anläggningstillgångar och kan vara exempelvis maskiner, bilar och datorer.

Varulager

Ett varulager är varor som tillverkats eller köpts in för att sedan säljas vidare. Dessa räknas som en tillgång för företaget och måste tas upp i bokföringen.

För ett mindre företag är det vanligaste att man bara hanterar lagret i och med bokslutet varje år, på så sätt blir både bokföringen och hantering enklare. Alternativet är att istället hantera alla händelser som förändrar lagret separat, dvs att man bokför varje inköp som läggs till lagret och sedan varje försäljning som minskar lagret.

Värdering av lagret

Syftet med bokföringen av lagret är att hålla koll på värdet av allt som man har på lager. Normalt värderas lagret till anskaffningsvärdet. Till anskaffningsvärdet för förvärvade varor ska adderas direkta kostnader som exempelvis frakt, tull, import och liknande. 

Egentillverkade varor

Varor som företaget tillverkar själva ska värderas till de direkta kostnaderna som kan hänföras till tillverkningen. Det är t.ex. arbetade timmar, sociala avgifter, råvarukostnader, underentreprenad och liknande. Skillnaden vid egentillverkade varor är att även en skälig del av indirekta kostnader får räknas med. Det kan till exempel vara avskrivningar på en viss maskin, leasingkostnader för en annan maskin och så vidare.

Inkurans

Inkurans innebär att vi i värderingen av varulagret måste ta hänsyn till att vissa varor är skadade, föråldrade eller liknande. Syftet är att identifiera varor som eventuellt inte går att sälja eller som måste säljas för ett pris under anskaffningsvärdet. 

Lagerintyg

Om du har ett lager som hanteras årligen i samband med bokslutet måste du ta fram ett lagerintyg. Företaget måste då inventera alla artiklar som finns i lagret och ta fram inköpspris och det uppskattade försäljningsvärdet. Det är alltså bra att använda sig av ett särskilt lagersystem för sitt lager där du kan hålla koll på när varor köps in och säljs. Du måste dock fortfarande inventera lagret varje år för att kontrollera att det stämmer.

Exempel på mall för ett lagerintyg: Lagerintyg Mall.xlsx (Excel format)

Tips för inventering

• Normalt ska inventering ske på bokslutsdagen, vilket kan sammanfalla med en helgdag. Planera därför inventering i god tid.
• Ta ut en lista ur lagersystemet och gå systematiskt igenom den och kontrollräkna artiklarna samt notera skillnader. T.ex. om lagersystemet har ett saldo om 10 artiklar men kontrollräkning säger 8 ska mellanskillnaden noteras så att saldot i lagersystemet kan uppdateras senare.
• Kontrollräkna artiklar med större differenser för att undvika felräkning.
• Märk de lagerplatser som inventerats.
• För över inventerade saldon i lagersystemet när inventeringen är klar.
• Gör en bedömning av artiklar som ni inte tror kommer säljas eller som förväntas säljas till ett rabatterat pris som är lägre än inköpsvärdet (inkurans).

Tjänster

För inköp av tjänster så gäller liknande upplägg som för varor, där man skiljer på tjänster som direkt har en koppling till huvudverksamheten.

Legoarbeten och underentreprenader

Detta innebär tjänster som är direkt kopplade till huvudverksamheten. Med legoarbeten menas att man lägger ut exempelvis tillverkning, förpackning eller distribution på ett annat företag. Medans underentreprenader syftar på att man tar in ett företag som utför arbete för sina kunder.

Övriga tjänster

Övriga tjänster täcker in alla former av tjänster som behövs för den dagliga verksamheten men som inte har en direkt koppling till huvudverksamheten. Exempel på övriga tjänster är telefoni, el, frakt och reklam och PR.