Alla inköp som du gör måste ha ett underlag som styrker inköpet och förklarar vad du har köpt. Här finns det tydliga regler för vad som måste framgå. Detta kan dock ge upphov till problem när du köper något av en säljare som inte ger underlag som följer dessa regler. Vanligt är att detta kan ske om du köper något utomlands från någon som inte vet om de svenska reglerna.

Leverantörsfaktura

En leverantörsfaktura är ett dokument som uppkommer i samband med köpet och som anger ett betalningskrav från säljare till köpare. Syftet med fakturan är dels att fungera som ett underlag för Skatteverkets kontroll av transaktionen, men även för att styrka köparens rätt till avdrag för den ingående momsen.

En leverantörsfaktura måste innehålla följande information:

• Säljarens och köparens namn och adress
• Datum för utfärdandet
• Information om varorna eller tjänsterna
• Belopp
• Momsbelopp
• Momssats (%)

Fakturan ska alltså vara utställd till företaget, inte till dig privat. Företagsnamnet på fakturan måste vara rätt, se till att få detta korrigerat om namnet blivit fel eller om du har flera bolag och fel bolag har fakturerats.

Kvitto

Ett kvitto fungerar som ett underlag för att ett köp har skett och att betalningen är genomförd. Vanligt är att du får ett kvitto om du handlar i en butik.

Ett kvitto måste innehålla följande information:

• Säljarens namn och adress
• Datum för utfärdandet
• Information om varorna eller tjänsterna
• Belopp
• Momsbelopp
• Momssats (%)

Ett vanligt missförstånd är att den så kallade kontoslipen, det vill säga utskriften från kortterminalen, är detsamma som ett kvitto och därmed fungerar som ett underlag. Då detta enbart är ett intyg på själva transaktionen fungerar det inte som ett underlag, utan behöver kompletteras eller ersättas av ett kassakvitto.

Kreditfaktura

Om du köpt något mot faktura som visar sig vara fel så måste du alltid få en kreditfaktura som rättar originalfakturan. Kreditfakturan är utformad på liknande sätt som en vanlig faktura men ska innehålla en hänvisning till originalfakturan.

En kreditfaktura behövs oavsett om ingen betalning skett eller om fakturan redan betalats och du har fått en återbetalning.

Påminnelseavgift

Om du har köpt något mot faktura som inte betalas i tid riskerar du att få en påminnelseavgift. Du får då en påminnelsefaktura som liknar originalfakturan men en påminnelseavgift är pålagd. I detta fall behövs påminnelsefakturan för att kunna hantera påminnelseavgiften korrekt.

Underlag saknas

Alla inköp som du gör ska ha ett underlag som styrker inköpet och som ska arkiveras eftersom Skatteverket kan begära ut dessa för granskning. Om du exempelvis har tappat bort ett kvitto och det inte är möjligt att få ett nytt så kan du skapa ett eget verifikat. Detta ska då innehålla samma information om vad som köpts, av vem och moms.

Att skapa underlag själv ska dock undvikas så långt det går då det finns en risk att Skatteverket underkänner dem. Men så länge det handlar om färre antal, mindre belopp och det är rimligt att kostnaden är kopplad till verksamheten så brukar det inte vara några problem.